Liikematka kannattaa suunnitella oikein

Milloin matka katsotaan työmatkaksi?

Selvennetään ensin, mitä työmatka oikeastaan tarkoittaa. Verotuksellisesti sitä kutsutaan työperäiseksi matkaksi, joka tapahtuu tavanomaisen työpaikan ulkopuolella. Tämä tarkoittaa kaikkea toimintaa, joka tapahtuu muualla kuin varsinaisella työpaikalla ja palvelee ammatillista tarkoitusta, kuten asiakastapaamisia, konferensseja tai messuja.

Tyypilliset kulut, kuten matkustus-, majoitus- ja ateriakulut, voidaan vähentää verotuksessa joko todellisten kulujen tai päivärahojen perusteella. Tärkein edellytys on, että matka on ammatillisesti välttämätön eikä tapahdu välittömässä työpaikan läheisyydessä. Yksityisellä sektorilla tätä kutsutaan työmatkaksi, julkisella sektorilla virkamatkaksi.

Ennen lähtöä

Nyt kun tiedämme, mitä työmatka tarkoittaa, on aika valmistautua. Hyvä suunnittelu säästää paljon aikaa, rahaa ja usein myös stressiä. Ensin sinun tulisi selvittää, minne matka suuntautuu, kuinka kauan se kestää ja millaisia kustannuksia todennäköisesti syntyy.

Matkustaessa Suomen sisällä tai muihin euroalueen maihin järjestelyt sujuvat usein helpommin. Maksut Wallester Business -kortilla ovat maksuttomia, mutta euroalueen ulkopuolisissa kohteissa peritään valuutanvaihtolisä. Siksi mahdolliset valuuttamaksut kannattaa ottaa huomioon, jotta kulusuunnitelmat pysyvät realistisina.

Ennen lähtöä on hyvä tarkistaa muutamia asioita:

• Ovatko matkustajien passit tai henkilökortit edelleen voimassa?
• Tarvitaanko kohteeseen viisumia ja kuinka kauan sen saaminen kestää?
• Hyväksytäänkö ajokortti ulkomailla vai tarvitaanko kansainvälinen ajokortti?
• Onko yrityskortti jo aktivoitu ja limiitti tarkistettu?
• Mitä valuuttaa kohteessa käytetään ja onko yrityskortti aktivoitu kyseiselle valuutalle?

Moderni kulunhallinta työmatkoilla

Kun matka on suunniteltu, seuraava vaihe on yrityksen maksujärjestelyjen valmistelu. Oletetaan, että lähetät kymmenen myyntityöntekijää messuille edustamaan yritystäsi.

Wallester Business -palvelussa jokaiselle voidaan luoda virtuaalinen kortti muutamassa minuutissa. Se sopii erinomaisesti lentojen, hotellien tai vuokra-autojen varaamiseen. Jokaisella kortilla voi olla oma kuluraja, esimerkiksi 1 200 € matkustus- ja majoituskustannuksiin. Lisäksi voidaan luoda yhteinen tiimikortti, esimerkiksi 800 €:n budjetilla taksi- ja ruokakuluihin.

Fyysiset kortit ovat usein käteviä paikan päällä maksettaessa. Wallesterin maksuttomassa suunnitelmassa voit myöntää rajattoman määrän kortteja ja liittää ne suoraan digitaalisiin lompakoihin, kuten Apple Payhin tai Google Payhin. Näin työntekijöiden ei tarvitse maksaa kuluja omilla korteillaan.

Työmatkan aikana

Kun tiimi on matkalla, kaikkien kulujen kirjaamisen tulisi olla mahdollisimman yksinkertaista ja läpinäkyvää. Työmatkoihin (kuten messuihin) liittyy monenlaisia kuluja ja kuitteja, kuten lento- ja junalippuja, hotellilaskuja, taksikuitteja, pysäköintimaksuja, aterioita ja tapahtumalippuja. Siksi selkeä kuittienhallinta on välttämätöntä.

Monet sovellukset, kuten Wallesterin kokonaisratkaisut, mahdollistavat kuittien digitaalisen tallennuksen heti maksun jälkeen. Riittää, että otat kuitista kuvan, ja sovellus tallentaa summan, päivämäärän ja korttitiedot. On myös kätevää, että kuitit voi liittää tiettyyn projektiin tai osastoon. Esimerkissämme kaikkien kymmenen työntekijän kulut voidaan helposti kohdistaa myyntitiimille.

Selkeät kategoriat helpottavat laskutusta

Kun kaikki kuitit on tallennettu digitaalisesti, on tärkeää pitää asiat järjestyksessä. Kulujen selkeä erottelu auttaa näkemään tarkalleen, mihin budjetti käytettiin matkan lopussa. Tämä on erityisen hyödyllistä pidemmillä matkoilla tai kun useampi henkilö matkustaa.

Wallesterissa maksut voidaan liittää tiettyihin kategorioihin, kuten majoitus, ateriat tai liikenne. Näin näet yhdellä silmäyksellä, millaisia kuluja syntyi missäkin osa-alueessa. Jos esimerkiksi myyntitiimisi matkustaa yhdessä messuille, yöpymiset, ravintolakäynnit ja matkakulut voidaan kirjata erikseen.

Voit myös asettaa erillisen kulurajan jokaiselle kategorialle. Tämä helpottaa budjetointia ja varmistaa kulujen läpinäkyvyyden. Samalla matkan jälkeinen laskutus on huomattavasti selkeämpää, koska kaikki kulut on jo luokiteltu oikein.

Matkusta tehokkaasti ilman ylimääräisiä kuluja

Vaikka matkustaisit työasioissa, on monia tapoja pitää kulut kurissa ja käyttää budjettia viisaasti. Usein pieni ennakointi riittää välttämään turhat kustannukset ilman, että työntekijöiden mukavuudesta tarvitsee tinkiä. Samalla voit myös tehdä ympäristölle palveluksen.

Säästövinkkejä matkalle:

1. Suunnittele ateriat ja hyödynnä majoitustarjoukset, joihin sisältyy aamiainen tai päivän menu.
2. Suosi julkista liikennettä tai kimppakyytejä taksien sijaan.
3. Hyödynnä bonusohjelmia aktiivisesti kerätäksesi pisteitä tai saadaksesi alennuksia.
4. Käytä yrityskortteja kulujen reaaliaikaiseen seurantaan ja budjettirajojen noudattamiseen.
5. Maksa ulkomailla mahdollisuuksien mukaan euroissa, jotta vältät valuutanvaihtolisät.

Kun käytät yrityskortteja, kuitit tallentuvat automaattisesti, mikä säästää paperia ja vähentää hallinnollista työtä.

Työmatkan jälkeen

Palattuaan matkalta viimeinen vaihe on kulujen selvittäminen.

Jotta kaikki kirjaukset olisivat oikein, kuitit tulisi tarkistaa ja täydentää mahdollisimman pian. Sovellukseen ladatut kuitit voidaan helposti tarkistaa, liittää projekteihin ja lisätä puuttuvat tiedot. Tämä kannattaa tehdä muutaman päivän sisällä, kun työntekijöiden mielessä ovat vielä kaikki yksityiskohdat tuoreina.

Tiedot voidaan sen jälkeen viedä suoraan CSV-, Excel- tai PDF-tiedostona. Olemassa olevien rajapintojen avulla tiedot voidaan myös synkronoida automaattisesti kirjanpito-, ERP- tai HR-järjestelmien kanssa. Näin varmistetaan, että kulut kohdistuvat oikein ja laskutus pysyy selkeänä ja läpinäkyvänä.

Kerää oivalluksia ja palautetta

Palattuaan matkalta kannattaa tehdä rakenteellinen arviointi työntekijöiden kokemuksista. Lyhyt palautekeskustelu tai digitaalinen kyselylomake auttaa keräämään arvokasta tietoa. On mielenkiintoista verrata tuloksia edelliseen työmatkaan, joka ehkä järjestettiin ilman digitaalisia työkaluja, kuten Wallesteria.

Palautteen avulla voidaan arvioida:

• onko yrityskorttien käyttö helpottanut maksuprosessia,
• kuinka hyvin kuittien tallennus toimi sovelluksessa,
• koettiinko kulujen reaaliaikainen seuranta hyödylliseksi,
• onko hallinnollinen työ vähentynyt edelliseen matkaan verrattuna,
• sekä onko budjetin noudattaminen muuttunut läpinäkyvämmäksi ja helpommaksi digitaalisten työkalujen ansiosta.

Kerätty palaute tarjoaa arvokkaan pohjan sisäisten prosessien kohdennetuille parannuksille. Tämän perusteella voit mukauttaa ohjeistuksia, hyödyntää digitaalisia työkaluja entistä tehokkaammin ja mitata niiden todellista hyötyä tiimillesi.

Wallesterin tärkeimmät ominaisuudet tiivistetysti

Nyt kun tiedät, mitä tulee huomioida ennen työmatkaa, sen aikana ja sen jälkeen, haluamme antaa sinulle yhteenvedon Wallester Business -palvelun tärkeimmistä eduista.

Näihin kuuluvat:

• Ei valuutanvaihtolisää euroalueella: Maksuista ei peritä valuuttamaksuja Euroopan talousalueen sisällä.
• Virtuaalikortit verkkovarauksiin: Virtuaalikortit voidaan luoda sekunneissa ja käyttää heti lentojen, hotellien tai vuokra-autojen varaamiseen.
• Yksilölliset rajat ja maantieteelliset rajoitukset: Voit asettaa päivittäiset, korttikohtaiset tai kauppiaskohtaiset rajat ja rajoittaa kortit toimimaan vain tietyissä maissa tai alueilla.
• Kuittien suora lataus: Kuitit voi kuvata sovelluksessa heti oston jälkeen, ja ne liitetään automaattisesti oikeaan tapahtumaan.
• API- ja järjestelmäintegraatiot: REST API mahdollistaa tapahtumatietojen automaattisen siirron kirjanpito- tai ERP-järjestelmiin.
• Turvaominaisuudet: PCI DSS -sertifiointi (taso 1), PSD2-vaatimusten noudattaminen, 3D Secure -tuki ja reaaliaikainen valvonta takaavat korkean tietoturvan.
• Reaaliaikainen läpinäkyvyys: Kaikki kulut näkyvät heti sovelluksessa ja hallintapaneelissa, järjestettynä kortin, työntekijän ja sijainnin mukaan.
• Rajoittamaton määrä kortteja: Jo ilmaisversiossa on käytettävissä jopa 300 virtuaalikorttia, ja fyysisiä kortteja voi lisätä rajattomasti.
• Älykkäät raportit: Maksut luokitellaan automaattisesti ja voidaan viedä CSV-, Excel- tai PDF-tiedostoina.
• Korkea järjestelmän käytettävyys: 99,9 % vakaus takaa luotettavan toiminnan myös suurten maksumäärien aikana.